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Selber machen oder machen lassen?

Ob Sie logistische Aufgaben im Unternehmen weiterhin in Eigenleistung übernehmen („Make“) oder künftig an externe Dienstleister vergeben („Buy“), entscheiden Sie besser nicht aus dem Bauch heraus. Rechnen Sie die Sache lieber durch. In unserem Geschäftsbereich Lila Consult haben wir sowohl für Hersteller als auch für Handelsunternehmen eine Make-or-Buy-Analyse entwickelt, die Ihnen dabei als objektive Entscheidungsgrundlage dienen kann. In das Tool fließen neben unserem Beraterwissen um die relevanten Einflussfaktoren auch Erfahrungen aus unserem Geschäftsbereich Lila Operating ein. Dort arbeiten wir als Logistikdienstleister inhouse oder exhouse, also in eigenen Logistikzentren, für zahlreiche Kunden.


Was kann die Make-or-Buy-Analyse?

Entscheidend ist, ob das komplette oder teilweise Outsourcen logistischer Aufgaben die Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen verbessert. Die Make-or-Buy-Analyse ermöglicht einen Wirtschaftlichkeitsvergleich zwischen bestehender bzw. von Ihnen optimierter Logistik und der Übernahme der Logistik durch einen externen Dienstleister. Im Fokus stehen dabei drei Fragen: Erhöht sich durch das Know-how des externen Dienstleisters die Effizienz der Logistikprozesse und damit die Produktivität? Lassen sich über den externen Dienstleister die Personalkosten senken, da in der Logistikbranche andere Tarife und Arbeitszeitregelungen gelten? Verbessern sich die Konditionen für Flurförderzeuge, wie Hubwagen, Stapler etc.? Neben den Kostenaspekten können auch angestrebte Ziele, z. B. die Restrukturierung eines Unternehmen, seine Neupositionierung am Markt oder der Wunsch nach mehr Flexibilität in der Ressourcennutzung, in die Analyse einfließen.

Wie gehen wir bei der Make-or-Buy-Analyse vor?

Im Grunde geht es um die Kalkulation der Potenziale in Ihrer Logistik. Zum einen screenen wir die Prozesse, die Systeme und die Organisation der Logistik in Ihrem Unternehmen, identifizieren die Potenziale, berechnen den Investionsbedarf zu deren Hebung und führen eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durch. Zum anderen stellen wir in der klassischen Make-or-Buy-Analyse ein Outsourcing-Szenario bei entsprechendem Potenzialen aus der Nutzwertanalyse dar. Damit klären wir, ob sich Outsourcing prinzipiell für Sie lohnen könnte, wie hoch in etwa das Potenzial ist, welche Risiken und welche Chancen bestehen.

In der Praxis hat sich folgendes Vorgehensmodell bewährt:  

Schritt 1: Die Vorbereitung

Am Anfang definieren wir gemeinsam mit Ihnen, welche Logistikprozesse Unternehmensbereiche in der Make-or-Buy-Analyse betrachtet und welche Analyseschwerpunkte gelegt werden sollen. Unterschieden wird zwischen klassischen Logistikprozessen, dazu gehören z. B. Transport, Lagerhaltung, Versandabwicklung, Import, Export und Zollabwicklung, sowie zusätzlichen Logistikprozessen wie z. B. Kommissionierung, Bereitstellung, Verpackung, Retourenbearbeitung und Inventur. Die Festlegung ist notwendig, um später über Outsourcingtiefe und Betreibermodell entscheiden zu können.

Bei der Besetzung des Projektteams sollten Sie neben Führungskräften, Experten aus der operativen Logistik und dem Kalkulationswesen auch Mitarbeiter aus anliegenden Bereichen wie der Produktion oder dem Personalwesen sowie idealerweise den Betriebsrat einbeziehen. Denn eine Entscheidung pro Outsourcing beeinflusst deren Arbeit maßgeblich. In einem Kick-off-Meeting werden anschließend Zielsetzung und Nutzen diskutiert sowie ein Projektplan erstellt.


Schritt 2: Die Datenerhebung

Die Qualität des späteren Analyseergebnisses steht und fällt mit den richtigen Daten. In Ihrem Unternehmen müssen daher alle relevanten Informationen zusammengetragen bzw. erhoben werden – über das Personal ebenso wie darüber, ob logistische Systeme, z. B. Flurförderzeuge oder das Warehousemanagement, vom externen Dienstleister übernommen oder gestellt werden sollen. Ein Fragenkatalog hilft dabei, die spezifische Logistiksituation in Ihrem Unternehmen zu klären. Dabei unterscheiden wir zwischen wesentlichen Fragen, deren Beantwortung Pflicht ist und rein informativen Fragen.

Essentielle Fragen:

  • Wie hoch ist das Arbeitnehmer-Brutto und aus welchen Bausteinen besteht es im wesentlichen?
  • Wie hoch ist die Wochenarbeitszeit?
  • Wie viele Leistungsstunden fallen an?
  • Gibt es Leistungslohnvereinbarungen oder Prämien im Bereich der logistischen Abwicklung?
  • Wie hoch ist der Urlaubsanspruch der Mitarbeiter?
  • Welcher Tarifvertrag ist für die Mitarbeiter gültig?
  • Wie hoch ist der durchschnittliche Krankenstand der Mitarbeiter?

Informative Fragen:

  • Gibt es betriebsindividuelle Arbeitszeitregelungen?
  • Existiert ein betriebliches Vorschlagswesen?

Schritt 3: Die Analyse

Die Daten werden nun ausgewertet und analysiert. Der Vorteil bei Müller – Die lila Logistik: Wir können die Ergebnisse der Make-or-Buy-Analyse über eine Sammlung an Benchmark-Werten validieren, die wir operativ bei verschiedenen Branchen-Abwicklungen für unsere Kunden erhoben haben und täglich erheben.

Am Ende steht ein klarer Vergleich zwischen den Logistikkosten im Unternehmen und denen eines externen Dienstleisters. In Bezug auf die Mitarbeiter werden beispielsweise die Personalgesamtkosten des Unternehmens mit den Personalgesamtkosten des externen Dienstleisters verglichen. Die meist geringeren Kosten des Dienstleisters erklären sich wie folgt: Aufgrund flexiblerer Arbeitszeitregelungen kann er mit weniger Personal die gleiche Arbeit verrichten. Durch sein Experten-Know-how ergeben sich zudem Prozessoptimierungen, die den Personalaufwand nochmals reduzieren. Ziel des Outsourcings sollte jedoch nicht die Personaleinsparung sein. Es geht gerade in Zeiten des Fachkräftemangels vielmehr darum, Mitarbeiter an anderen Stelle effektiver einzusetzen oder die Produktivität bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl auszubauen.


Schritt 4: Gesamtkostenvergleich

Beim Gesamtkostenvergleich darf nicht vergessen werden, dass eine Entscheidung zugunsten des Outsourcings in der Regel einen Betriebsübergang gemäß § 613 a BGB nach sich zieht. Das heißt, die betroffenen Mitarbeiter Ihres Unternehmens wechseln zu einem Stichtag in die Belegschaft des externen Dienstleisters. Dadurch können Abfindungszahlungen oder sonstige zu vergütende Umstellungskosten anfallen. Sie sind ebenfalls in den Gesamtkostenvergleich einzurechnen. Erst dann haben Sie kalkulatorische Transparenz und können sich pro oder contra Outsourcing entscheiden.

 

Gesamtkostenvergleich


Ab wann lohnt sich für Sie Outsourcing?

Eine pauschale Aussage zu treffen, ohne sich ein Bild von der unternehmensspezifischen Gesamtsituation zu machen, ist schwierig. Mit der Make-or-Buy-Analyse von Müller – Die lila Logistik können wir Sie bei der unternehmerischen Entscheidungsfindung aber objektiv unterstützen.

Als Anhaltspunkt, wollen wir Ihnen Erfahrungwerte aus erfolgreichen Outsourcingprojekten mitgeben, die wir begleiten. Die Kosteneinsparungen sind abhängig von der Projektstufe: In der Go-Live-Phase bleibt es durch den Betriebsübergang nach § 613 a BGB in der Regel bei der bestehenden Ist-Kostensituation. In Stufe 1 können Sie durch Effizienzsteigerung und Variabilisierung der Kosten mit einer Kostenreduktion von 10 bis 20 Prozent rechnen. In Stufe 2 lassen sich die Kosten durch andere Arbeitszeiten, Sichtsysteme und Entlohnungsmodelle nochmals um weitere 10 bis 15 Prozent verringern. Alles in allem dürfen und sollten Sie bei einer langfristig ausgelegten Zusammenarbeit also mit einer Kostenreduktion zwischen 20 und 35 Prozent rechnen.

Gerne zeigen wir Ihnen anhand eines konkreten Kundenprojektes, wann, wie und in welchem Ausmaß Outsourcing zur Wertschöpfung beitragen kann. Einfach Landingpage herunterladen.

Wenn Sie mehr über Outsourcing und die Potenziale in Ihrer Logistik erfahren wollen oder Anregungen zum Thema haben, freuen wir uns auf den Kontakt mit Ihnen.